Inför årets hösttermin lanserade Skol- och fritidsförvaltning i Helsingborgs stad en digital introduktionsresa för nya medarbetare och rekryterande chefer. Behovet hade länge varit tydligt; trots att det fanns mängder av bra stödmaterial behövdes en synkad process som distribuerade materialet över tid – och gärna redan innan startdagen.
Resultatet blev en ett år lång synkad digital chef- och medarbetarintroduktion där distributionen sker via mail, sms och den stadsgemensamma läroplattformen HBG Learns.
- Helsingborg är en trevlig kommun att jobba i, men vi hade svårt att nå ut med allt material till nyanställda och chefer och ville att det skulle bli enklare och roligare att börja jobba här, säger Susanne Fras, chef för Pedagogiskt center.
HR armkrokar med Pedagogiskt center
Implementering av den nya processen skedde i samarbete med Pedagogiskt center, HR-avdelningen och Whippy. Ett första steg blev att identifiera vilket material som fanns, vilket nytt material som behövdes och därefter lägga tidspusslet – vilken information var relevant för vem, när?
- Från att ha varit ganska spretiga i vår introduktionskommunikation med material på intranätet, HBG Learns och på andra plattformar fick vi nu en röd tråd i processen, fortsätter Susanne Fras.
Kombination av interna och externa plattformar
När processens byggstenar fastställts återstod teknikstödet. Det interna HBG Learns kompletterades med en extern plattform eftersom läroplattformen inte hade all funktionalitet som krävs för en helomfattande process som kan distribuera utskick mellan kontraktsskrivningen och ettårsdag till både chef och medarbetare parallellt.
Den externa tekniken används för att kommunicera till den nya medarbetaren via mail och sms mellan kontraktsskrivning och startdag, samt till chefen under hela resan. I HBG Learns fortsätter medarbetarens digitala process från startdagen. Där erbjuds också extra moduler för den nyanställda som ska träda in i en ledarroll. Dessutom valde förvaltningen att utveckla en utbildning för att träna de så kallade ”introduktionskollegorna” i hur det är att vara mentor på arbetsplatsen.
- Egentligen har vi ju byggt fyra resor – en för rekryterande chef, en för nya medarbetare, en för introduktionskollegor och en för nya chefer. Vi har utgått från att dessa målgrupper har olika behov och kräver olika typ av stöd i sin roll och det känner jag mig extra stolt över, säger Susanne.
Agilt tänk kring processen
Processen gick från idé till verklighet på sex månader. Susanne tror att en viktig anledning till att lanseringen gick så snabbt dels var att hela förvaltningen var överens om behovet, men också att deras målsättning var att lära av och utveckla processen allt eftersom – den behövde inte vara perfekt från start.
- Redan nu har vi kompletterat startdags-sms:et med en podcast som inte fanns med i de första utskicken. Vi har också hunnit få återkoppling av chefer som anställer många nya medarbetare att vi behöver minimera antalet utskick till dem – ett arbete vi redan är så gott som klara med.
Om du skulle ge två råd till andra kommuner som står inför att sjösätta en ny introduktion, vad skulle det vara?
- Att inkludera cheferna tidigt i processen så att de hinner ”ställa” om. Med facit i hand hade vi nog kunnat involvera dem i ett ännu tidigare skede. Samtidigt är vi nu noga med att stämma av och inhämta idéer på hur resan kan utvecklas.
- Mitt främst tips är nog att inte vänta. För varje månad som går tappar ni möjligheten att kunna erbjuda nyanställda en bra start. En process kan alltid utvecklas och förbättras. För oss var det viktigast att komma igång!
