Yrkeshögskolan: Nackademins resa mot en digital och mer automatiserad onboarding

 

Parallellt med att utbildningsföretaget Nackademin ställer om undervisningen i pandemins spår, valde de att digitalisera introduktionen av nya medarbetare. Onboardingen ger nu större utrymme för bitesize learnings och reflektion, samtidigt som den är mer automatiserad och därmed mindre tidskrävande för chefer.

Det är hektiskt innanför väggarna på utbildningsföretaget Nackademin som tidigare i våras slog rekord i antal ansökningar, samtidigt som de är i färd med ett övergripande förändringsarbete.

Nu har de valt att samarbeta med Whippy för att skapa en digital onboardingprocess som ska säkra en god introduktion av nyanställda. Redan innan Whippy kom in i bilden hade Nackademin ett ambitiöst onboardingprogram men de ville digitalisera och strukturera om delar av processen som tidigare varit manuella, samt bryta ner innehållet i mindre delar över tid.
Standardiserad process sparar tid och kvalitetssäkrar

Tidigare fick nya medarbetare stora mängder information under introduktionens första veckor - detta material portioneras nu ut i “bitesize learnings” över tid. Systemet skickar också ut sms och mail som påminner både chef och medarbetare om uppgifter som ska utföras. Dessutom får den rekryterande chefen tillgång till checklistor och agendor inför möten för att hjälpa att facilitera dialogen.

Onboardingmålbild ur ett it-perspektiv

För Nackademins it-chef, Peter Hampus, är målbilden att all nödvändig teknik ska vara är på plats första arbetsdagen och att den nya medarbetaren får åtkomst till alla system. Ur ett it-perspektiv vill han att organisationens system samverkar och kommunicerar effektivt med varandra och den nya lösningen distribuerar därför informationen i onboardingen automatiskt.

"Det tidigare tidskrävande arbetet med att stansa information som ska ut till olika avdelningar inom företaget har nu slipats bort", säger Peter Hampus.

Buddykoncept ger extra stöd under introduktionen

Enligt Madleen Thyrén, utbildningschef på Nackademin, ger den nya processen mer utrymme för reflektion och bygger relationen mellan chef och medarbetare. Medarbetaren får en buddy som hen kan vända sig till för frågor och har också som uppgift att förmedla organisationens kultur.

Stödet för chefen upplever Madleen Thyrén också som mycket värdefullt. Det finns ett strukturerat system och flöde som sparar tid och som uppmanar chefen att ta initiativ under introduktionen.

"Det är viktigt för oss att nya medarbetare känner sig välkomna och får förutsättningar att snabbt komma på banan. Därför känns det roligt att vi nu får återkoppling från nya medarbetare om att onboardingen upplevs både proffsig och hjärtlig", avslutar hon.

Utbildningsföretagets fem tips för en lyckad onboarding av medarbetare

  1. Identifiera flaskhalsarna i onboardingen kopplat till teknik, interna processer, rutiner och tidslinjer innan du köper in onboardingtjänster.
  2. Säkra en god kommunikation mellan de inblandade avdelningarna så alla vet vad de förväntas göra, var och när under processen.
  3. Avsätt tid för uppföljning och utvärdering av insatserna och av det tekniska stödet; vad har gått bra och mindre bra, vilka delar kan man skippa och vilka delar skall man satsa på att optimera?
  4. Försök personifiera onboardingen. Nackademin har skapat en generisk process men där det finns utrymme att ta hänsyn till olika roller och personligheter.
  5. Erbjud en buddy som stöttar medarbetaren i processen - det kan också vara ett värdefullt stöd för chefen.

© Whippy AB (559178-8830) 2024
Integritetspolicy