Allevi, tidigare Kaustik, är ett relativt ungt bolag som de senaste åren har vuxit genom bland annat förvärv för att kunna erbjuda fler digitala tjänster inom omsorgen. Alla med samma mål – att förenkla människors vardag. Att ändra namn och förvärva bolag medför en hel del förändring för existerande medarbetare, och kan kanske stundtals vara otydligt för en nyanställd. Allevis kommunikationschef, Louise Frei, ser dock nystarten som en möjlighet för alla medarbetare att få vara med och forma bolaget från början. Onboardingen identifierades som en outnyttjad process i detta arbete.
- Vi anställer många nya medarbetare då efterfrågan på våra produkter är stor. Det kräver en bra onboarding där vi tillsammans bygger ett starkt Allevi.
Chefernas viktiga roll i onboardingprocessen
Louise har en bakgrund som socionom, så hon kommer själv från verksamheten. Det var som kund hon först kom i kontakt med Kaustik, och det var kärlek vid första ögonkastet. Så när hon fick erbjudande om en tjänst hos dem, var svaret självklart. Hon gillar entreprenörsandan och känslan av att allt är möjligt.
Men med nya sammanslagningar kommer nya kollegor, och det gäller att se till så att alla har samma syn på vilka man är och vart man är på väg. För ett så värderingsstyrt bolag som Allevi är det viktigt att varje anställd känner sig sedd, prioriterad och uppskattad på jobbet, och detta ska ske från start. Gärna redan innan den första arbetsdagen, vilket Louise behövde stöttning i, och kom i kontakt med Whippy.
- Vi vill att det redan från kontraktsskrivning ska kännas att du är en del av Allevi. Första arbetsdagen ska lämna ett gott intryck, och du ska få det stöd du behöver i rollen för att vilja stanna hos oss länge, säger Louise och fortsätter;
- Onboardingprosessen via Whippy är strukturerad och lätt att följa som chef vilket gör att det i princip inte går att misslyckas. Följer du bara alla steg kommer du leda en bra och genomtänkt onboarding, och det tycker jag är unikt.
Unik onboardingprocess för medarbetare och chefer
Allevis skräddarsydda onboardingprocess består av en preboarding, onboarding och postboarding. Under preboardingen får nya medarbetare, från kontraktsskrivning och fram till startdagen, ta del av företagspresentationer och annan nyttig information för att förbereda och utbildas. Samtidigt får berörda chefer checklistor, påminnelser och stöd i hur de exempelvis håller ett uppstartsmöte för att skapa samsyn kring förväntningar på rollen - en avgörande punkt för att en nyanställd ska stanna. Allevi har här också chans att träna önskvärda beteenden, kopplat till bland annat reflektion och utveckling, hos både chefer och nya medarbetare under det första året.
Under onboardingen och postboardingen får chefer stöd i form av uppgifter och mötesagendor för hur de leder en meningsfull dialog med den nyanställda, kopplat till förväntansbild, ledarskap och utvecklingsplan. Via Allevi-kompisen - Allevis buddyprogram - finns det alltid någon att vända sig till om man har frågor eller behöver stöd fram till ettårsdagen.
Engagemanget a & o hos de som leder onboardingarbetet
Att Louise som kommunikationschef driver onboardingen tillsammans med bolagets COO, Jonas Alm, skiljer sig från den ”traditionella” Whippybeställaren, som oftast är HR. Fokus i samarbetet har varit minst lika inriktat på implementeringen som på själva processen, vilket Paulin Larsen Berglöf på Whippy menar ger bästa förutsättningar att lyckas. Louise tror dock inte att en avdelning eller titel nödvändigtvis är avgörande i processen:
- Jag tror egentligen inte att det spelar så stor roll vem det är som leder projektet att implementera en ny onboarding. Det viktiga är att man har en stark förankring hos de som jobbar med den (cheferna) och att man själv tycker att det är något man engageras av.
