I jämförelse med rekrytering och lärande har introduktionen för många arbetsgivare hittills varit nedprioriterad framför andra HR-initiativ. Kanske är det som med så mycket annat; det är först när det finns bevis på att något är värd en investering som det också är värt att investera.
Mycket talar dock för att investeringsviljan under 2024 nu ökar. När HR tech-analytikern Anna Carlsson sammanfattar 2023 lyfter hon just onboarding och offboarding som det största investeringsområdet framåt. Men för att dessa investeringar ska lyckas måste de som köper in och implementerar on- och offboardingprocesser också veta vad som är relevant att mäta för att garantera att investeringen stärker verksamheten.
I avsaknad av globala riktlinjer för standardiserade mätetal för onboarding, valde vi 2020 att sätta upp egna KPI:er för att mäta och utvärdera de processer vi levererade. Mätetalen är förankrade i svensk, liksom i internationell, forskning om vad studier har visat är kritiskt att säkra under anställningens början och slut. Idag sitter vi, genom vårt analytics-verktyg Whippy Insights, på över 2 500 unika mätningar från medarbetare och chefer som genomgått en strukturerad onboarding. Processen har inkluderat utskick till både chef och medarbetare som inletts i samband med kontraktsskrivning och pågått minst sex månader in i anställningen.
Så vilka slutsatser kan vi dra?
Ledarstödet förbättras av en strukturerad onboardingprocess
Av 330 tillfrågade chefer svarade 62 % att stödet hjälpt dem leverera en bra start för sin nya medarbetare; 37 % stod neutrala i frågan och 1 % upplevde inte att en strukturerad digital process hade påverkat deras möjlighet att leverera en bra onboarding.
Utifrån ett medarbetarperspektiv ser vi att nyanställda upplever ett större stöd från rekryterande chef efter att onboardingprocessen sjösatts. Hos en kund ökade stödet med 53 % och för en annan kund med över 95 %. Global forskning är överens om att ledarskapet är bland det viktigaste för att minska risken för avhopp. En strukturerad onboardingprocess ger med andra ord cheferna större möjlighet att säkra en fin start, och ökar chansen för att medarbetaren stannar.
Lojalitetsgraden ökade kraftigt med ny onboarding
Employee Net Promoter Score (eNPS) är ett omdiskuterat, och stundtals kritiserat, mätetal. Den utvärderar hur benägen en medarbetare är att rekommendera arbetsgivaren till en närstående. Vi kan förstå den kritik som till viss del har förts fram när eNPS mäts brett i verksamheten och på måfå, utan någon förankring till en särskild process. I Whippys mätningar knyts eNPs dock samman med onboardingprocessen och stäms av månad tre och sex. Det gör att det går att skönja skiftningar i lojaliteten under det första halvåret – den tid då avhopp oftast är som mest kostsamt för en arbetsgivare. Det är också under denna tid som ”honeymoon-perioden” avtar och den s.k. ”hangover-perioden” kan tillta.
Poängen i eNPS spänner från -100 till +100. Allt mellan 0–30 anses godkänt, allt över 30 anses bra och allt över 50 anses vara mycket bra. Snittet bland Whippys kunder, baserat på närmare 650 mätningar, är ett eNPS på 56 tre månader in i anställningen. Bland flera Whippy-kunder har lojaliteten bland nyanställda ökat flera hundra procent efter införandet av en strukturerad onboarding. Dessa kunder representerar båda bolag i stark tillväxt, liksom bolag som anställer till specialistroller och tävlar om eftertraktad kompetens.
Produktivitet – svårmätt men ger fingervisning
Att sätta ett standardiserat KPI för att mäta produktivitetstakten på en nyanställd är svårt om det inte gäller en exempelvis renodlad säljroll. Whippys mätningar utgår från chefens perception av hur väl medarbetaren levererar i rollen utifrån dennes förväntningar vid kontraktsskrivning. Det går å ena sidan att ifrågasätta mätetalets subjektivitet men forskningen är å andra sidan överens och att samsynen kring förväntningarna i rollen är kritiskt för hållbarhet i anställning. Chefens subjektiva uppfattning om hur väl medarbetaren presterar kan därför anses som ett lättåtkomligt indikativt mått.
Whippy har hos tre kunder från olika branscher utvärderat ”produktivitets-KPI:et” mot en baslinjemätning hos chefer som onboardat utan och sedan med ett strukturerat stöd. Samtliga kunder såg ökningar med mellan 70 % och 154 %. Dessa kunders chefer ansåg också i högre utsträckning att onboardingstödet hjälpt dem säkra en bra och effektiv introduktion.
Underskatta inte kraften i en buddy?
I de flesta fall rekommenderar vi att komplettera onboardingresan med att bygga en särskild process för tillsatta buddies. Dessa processer löper oftast under tre månader och syftar till att avlasta chefen och stärka den sociala integreringen i organisationen.
65 % av medarbetare som onboardats via våra processer uppger att de fått stöd av en buddy under den initiala tiden. Vi kan, i vår data, inte ännu se om det finns någon stark korrelation mellan hög procentandel tillsatta buddies och hög medarbetarlojalitet. En case-studie på Microsoft däremot, publicerad i Harvard Business Review, konstaterade att en ”onboarding-buddy” ökade nöjdheten bland nyanställda med upp till 36 %. Samma studie visade också att en buddy – eller fadder – hjälpte medarbetaren att snabbare bli produktiv i rollen.
Det vi däremot kan se är att datan för hur många som anser sig ha fått stöd av en buddy i majoriteten av fall ligger på ungefär samma nivåer i tre och sexmånadersmätningen – trots att buddy-processen officiellt avslutats efter tolv veckor. Det innebär att det upplevda stödet förlängs längre än vad processen de facto är byggd.
Så finns det ett case för att investera i onboarding?
När vi summerar datan från våra mätningar och jämför det med kunders baslinjemätningar innan införandet av processen har kunderna i samtliga fall presterat bättre efter implementeringen av en strukturerad onboardingprocess. Dessutom upplever över nio av tio nyanställda som genomgått processen att de fått ett bra första intryck av arbetsgivaren, och över åtta av tio att de har utvecklats professionellt sedan startdagen.